איזה מידע נמצא בתיק העובד ואיך אפשר להגן עליו יותר?

אילו פרטים נמצאים בתיקי עובדים

ראשית, חשוב להדגיש שכיום תיק עובד הוא לא בהכרח תיקייה פיזית עם ניירת. אכן, עסקים רבים כבר הפנימו את היתרונות של תיקי עובדים דיגיטלים עם טפסים מקוונים, שגם משפרים את היעילות והנוחות וגם מגבירים אבטחה ובכך נעסוק בהמשך. אבל קודם כל, תיק העובד מכיל כאמור מסמכים רבים: את קורות החיים שנשלחו לצורך קבלה לעבודה, מבחנים פסיכולוגיים ואחרים שבוצעו לצורך הקליטה, הערכות שנתיות של מחלקת משאבי האנוש לגבי תרומת העובד וכישוריו, קורסים והכשרות שהעובד עבר, הכשרות והסמכות שלו, וכדומה. זאת בנוסף לטפסים מגוונים כגון טופס 101 הממולא בתחילת ההעסקה ולאחר מכן בכל שנה ובעת שינויים בפרטים אישיים, טופס 106, פרטים הקשורים למצב המשפחתי, מספר תעודת הזהות, הכתובת, מספר חשבון הבנק, מספר הטלפון, שיוכים לקופות גמל, ציוד הנמצא ברשות העובד, ביטוחים שיש לעובד, סיכומו תאונות שהתרחשו חלילה, חוזה העסקה עם כל הפרטים על המשכורת והתנאים הנלווים, וכיוצא בזאת.

איך מגבירים את אבטחת המידע?

מטבע הדברים, יש להקפיד מאוד על הגנת הפרטים הרגישים הללו מפני הגעה לידיים ועיניים לא רצויות. לשם כך בעסקים רבים עוברים לעבודה עם טפסים מקוונים ותיקי עובדים דיגיטליים. השיפור באבטחה מושג בראש ובראשונה מפני שנחסכות טעויות אנוש בתיוק לא נכון של טפסים בתיק, שכן הכל עובר אוטומטית דרך המערכת. שנית, בניגוד לתיקים פיזיים שיושבים בארוניות וניתנים לפתיחה, כאן מדובר בקבצים המוגנים בסיסמאות שרק בעלי הרשאות יכולים לראות אותם. כמו כן, בדרך זו נמנעים מצבים של מסמכים שפשוט נשכחו, הושלכו לפח או הלכו לאיבוד בדרך כזו או אחרת – בין אם בגלל טעות של העובד שהיה צריך למלא אותם בביתו ובין אם בגלל טעות של אנשי משאבי האנוש. מלבד זאת, התיקים יושבים בענן, כלומר על גבי שרתים. כמובן שיש לעבוד עם מערכת לניהול תיקי עובדים שיושבת על גבי שרתים מאובטחים, ואם התיקים יושבים על שרת פנימי של הארגון לדאוג לנוהלי אבטחת מידע מחמירים עם אדם האחראי על נושא זה.